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eSocial – o que é, e como funciona?

Com o período de adesão inciado no dia 16 de julho, empreendedores de todo o Brasil estão entrando no eSocial. A próxima etapa será em Setembro desse ano. Todas as pequenas empresas, micro e MEIs, que tiveram empregados, deverão informar os dados dos trabalhadores e seus vínculos com as empresas. Após isso, as próximas etapas são:

  • Novembro de 2018 – As folhas de pagamento deverão ser informadas, com esses números no sistema, automaticamente será feitos os cálculos dos encargos trabalhistas como o FGTS, e a contribuição previdenciária.
  • Janeiro de 2019 – Substituição da Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP) e compensação cruzada
  • Janeiro de 2019 – Os dados referentes à saúde e à segurança dos funcionário deverão ser informados esse mês.

Esse cronograma não diz respeito apenas a pequenas empresas, micro e MEIs. Grandes empresas e órgãos públicos possuem outro cronograma.

O que é o eSocial?

A cada dia novos processos eletrônicos vão surgindo para dar mais transparência às relações trabalhistas, tributárias e fiscais. Hoje as empresas emitem notas fiscais eletrônicas, via sistemas integrados que já informam ao município, ao estado e a União sobre tributos a serem recolhidos. Tudo isso dinamiza o processo tributário e reduz a sonegação e demais práticas ilícitas. Agora a novidade aparece na área trabalhista, com o eSocial.

O eSocial é um programa do Governo Federal que visa integrar os sistemas de Departamento Pessoal e RH das empresas com as Instituições governamentais. Para a geração de informes trabalhistas – folha de pagamento, encargos sociais, movimentações, entre outros.

Substituindo até 15 informações prestadas ao governo, por apenas uma, como:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP)
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED)
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS)
  • Livro de Registro de Empregados (LRE)
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT)
  • Comunicação de Dispensa (CD)
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS)
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP)
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF)
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF)
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT)
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD)
  • Folha de pagamento
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF)
  • Guia da Previdência Social (GPS)

Assim, da mesma forma que existem sistemas que auxiliam na arrecadação de tributos, como emissões de notas eletrônicas. O eSocial é uma ferramenta que as empresas vão utilizar para emitir movimentações e pagamentos de seus colaboradores, registrando as obrigações trabalhistas.

Para que serve o eSocial?

O objetivo do eSocial é garantir maior controle para os colaboradores, para as empresas e para as instituições. Como Previdência Social, por exemplo, para onde é destinado o recolhimento do INSS do trabalhador, e da Caixa Econômica Federal, onde é feito o depósito do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS).

A ferramenta também permitirá informes para a Receita Federal. Que terá acesso aos vencimentos do trabalhador para fazer o cálculo do Imposto de Renda; e para o Ministério do Trabalho – o que agilizará as ações judiciais trabalhistas.

Assim, todas as entidades governamentais que estão envolvidas na relação entre empregado e empregador vão ficar a par de tudo que acontece durante o período em que o colaborador está admitido. Por meio de informes automáticos de CAGED, GFIP e RAIS.

Como funciona o eSocial?

O processo de envio dos dados não é complexo, mas requer uma integração entre empresa e contabilidade. A transmissão de informações terá uma recorrência muito maior do que atualmente, e demandará muito mais atenção ao cumprimento de prazos previstos na legislação trabalhista.

O envio de tal informação ficará a cargo do responsável pela confecção da folha de pagamento da empresa.

Diferentemente do eSocial Doméstico, onde todas as informações e folha são processadas no próprio aplicativo. Para as empresas ele será apenas uma ferramenta de transmissão dos dados para a Receita Federal. Devendo a informação ser gerada pelos atuais sistemas que processam as folhas de pagamento.

Além de maior transparência, o eSocial também fornece mais segurança para as empresas e seus colaboradores, pois todos os dados trabalhistas, benefícios e recolhimentos são compartilhados com os órgãos competentes.

Atrasos na entrega do eSocial implicam em multas de até 0,2% do faturamento anual.

O eSocial é obrigatório?

O eSocial já está em funcionamento para grandes empresas, em caráter de teste. Ele será obrigatório a partir de janeiro de 2018 para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões por ano.

A partir de junho do ano que vem a implementação se torna obrigatória para todas as empresas.

Lembre-se, procure seu contador e oriente-se, pois apesar dele ser o responsável pelo envio do e-Social, a interação das empresas e adaptação aos prazos envolvidos, será muito importante.

Como acessar o eSocial?

O login no eSocial pode ser feito com o Certificado Digital ou com  o Código de Acesso.

O Código de Acesso, pode ser gerado no primeiro acesso, na própria plataforma do eSocial. Além de informações pessoais, o empreendedor precisará das duas últimas declarações do Imposto de Renda.

O Certificado Digital, uma espécie de identidade virtual, com validade jurídica, e que garante a proteção e autenticidade de informações, permitindo transações online com segurança. O Certificado deve solicitar em uma Autoridade Certificadora Habilitada.

Há alternativas pro eSocial?

Existe duas formas, exclusivas pra MEI, para prestar suas informações ao eSocial:

O eSocial Web Simplificado MEI é uma ótima escolha para o microempreendedor interessado em economizar. Essa nova ferramenta surgiu para auxilar a inserção de dados, como folha de pagamento, contribuições previdenciárias do Microempreendedor Individual ao eSocial. Com essas informações disponibilizadas, a aplicação automaticamente realiza os cálculos, facilitando às empresas cumprirem suas responsabilidades legais com os seus funcionários, cálculo de encargos trabalhistas, pagamento de tributos, FGTS, entre outros.

O eSocial módulo geral Web Empresas esse módulo possui um grau de dificuldade, exigindo que experiencia com folhas de pagamento. É recomendável para quem não tiver sua situação jurídica contemplada no sistema. Todas as informações previstas no eSocial podem ser informadas pelo Web Empresas.

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Sobre o Autor
Gabriel Gomes