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Notas fiscais: por quanto tempo devo arquivar?

Uma das grandes dúvidas dos empreendedores é: por quanto tempo preciso arquivar as Notas Fiscais e outros documentos contábeis?

Quem já teve a curiosidade de visitar o arquivo do setor contábil de uma empresa, muito provavelmente se deparou com uma imensidão de caixas etiquetadas de A a Z, de 1 ao infinito. A verdade é que nestas pastas estão armazenados diversos tipos de documentos que comprovam e registram o histórico de atividades de uma empresa.

Independente do porte do empreendimento, a empresa tem a obrigação de preservar e arquivar determinados documentos por um período definido pela legislação. Este período pode variar entre 3 a 30 anos, de acordo com o documento. Confira a tabela completa de documentos: Tempo de Guarda de Documentos Fiscais e Contábeis.

Como armazenar as notas fiscais

A Nota Fiscal é um documento que comprova a origem da receita de uma empresa. Legalmente tanto as Notas quanto os Recibos devem ser arquivados por 5 anos

O arquivamento das notas fiscais e recibos físicos (impressos) pode ser feito em pastas e caixas, desde que devidamente etiquetadas por período de mês e ano.

Mas, vale lembrar que, dependendo do tipo de impressão e papel, há o risco de o documento se tornar ilegível com o passar do tempo.  Por isso, uma boa solução é a digitalização.

Para as Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e) deverá ser feito o armazenamento do arquivo XML – assinado digitalmente e com a autorização de uso.

Seja para as notas digitalizadas ou para as NF-e, deve-se ter o mesmo critério de catalogação e o cuidado para definir em quais mídias serão salvas – CD, DVD, Disco Rígido, Fita Magnética ou, até mesmo, pen drive.

Ainda vale lembrar que até mesmo esses tipos de mídias estão sujeitos a danos físicos. Dessa forma, é recomendável que, para cada unidade seja feita também uma cópia de segurança.

Por isso, um dos métodos considerados mais seguros é o arquivamento em nuvem, que pode ser feito até mesmo numa conta de e-mail ou através de um serviço de hospedagem.

Para quê armazenar as Notas Fiscais?

O armazenamento das Notas é feito como medida de segurança para as empresas e para a Receita Federal. Nesse período entidades tributárias e fiscais podem solicitar a conferência para comprovar alguma inconsistência de informação, algum erro ou reclamação. Assim, a empresa precisa ter o documento em mãos.

Nesse prazo de 5 anos, a empresa também pode receber algum tipo de cobrança, como de imposto de renda por exemplo, e apenas a nota poderá comprovar que em determinado período fez a emissão do documento com o valor e que os impostos correspondentes foram retidos e pagos.

Segurança para arquivamento digital das Notas Fiscais

O arquivamento dos documentos em nuvem é considerado hoje como uma das formas mais seguras para as empresas.

Esse tipo de arquivamento facilita a gestão dos documentos e permite que a empresa possa acessá-lo a qualquer momento que precisar.

No entanto, o mais importante é que evita riscos de perdas, seja dos documentos físicos ou de mídias em que os documentos foram salvos.

Isso porque, para oferecer esse tipo de serviço a contabilidade precisa contar com servidores e sistemas que garantam o backup dos arquivos para os clientes e que, principalmente, atendem aos mais rígidos padrões de segurança.

 


Sobre o Autor
Bruna Moreira