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Tempo de Guarda de Documentos Fiscais e Contábeis

A temporalidade de documentos contábeis

Já não é de hoje que as empresas têm o compromisso de armazenar os documentos contábeis e fiscais. Afinal, ter o controle sobre os principais dados de uma organização é essencial para manter um histórico contábil, financeiro, trabalhista e fiscal. É importante também se atentar ao prazo legal para guarda de documentos, pois cada espécie de documento necessita de um tempo mínimo de armazenamento, obrigatório por lei.

As tabelas abaixo separam os documentos entre categorias. De forma geral, os documentos devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos. Também existem algumas exceções que deverão permanecer armazenadas pela organização enquanto ela estiver no mercado.

 

TRABALHISTA E PREVIDENCIÁRIO

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA
Acordo de compensação de horas5 anos
Acordo de prorrogação de horas5 anos
Atestado de Saúde OcupacionalTempo de Validade
Adiantamento salarial5 anos
Aviso prévio – comunicado2 anos
Autorização de descontos não previstos em lei5 anos
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados36 anos
Carta com Pedidos de Demissão5 anos
CAT – Comunicação de Acidente do Trabalho10 anos
Comprovantes do exercício da atividade remunerado dos segurados e contribuintes individuais.Indeterminado
Comprovantes de pagamento (cópias) ou a declaração apresentada pelo contribuinte individual para fins de apresentação ao INSS10 anos
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atasIndeterminado
CIPA – Comissão Interna de Prevenção de Acidentes – livros de atas5 anos
COFINS – Contribuição Financiamento da Seguridade Social (inclusive DARF)5 anos
Comprovante de entrega GPS (Guia da Previdência Social) ao sindicato profissional10 anos
Comprovante de pagamento de benefícios reembolsados pelo INSS10 anos
Controles de ponto5 anos
Contrato de trabalhoIndeterminado
Documentos referentes a levantamento de débito pela fiscalização da Previdência Social de NFLD10 anos
DARF´s – PIS (Programa de Integração Social)10 anos
Depósitos do FGTS30 anos
Documentos relativos a retenção dos 11% do INSS10 anos
Comunicação do Aviso Prévio5 anos
Documento das entidades isentas de contribuições previdenciárias (Livro Razão, balanço ptrimonial e demonstrativo de resultado do exercício etc.)10 anos
Livro Diário10 anos
Ficha de Acidente de Trabalho e Formulário Resumo Estatístico Anual3 anos
FINSOCIAL – Fundo de Investimento Social10 anos
Folha de pagamento10 anos
GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço e Informações à Previdência Social30 anos
GPS (Guia da previdência Social) – original10 anos
GRCS – Guia de Recolhimento da Contribuição Sindical5 anos
GRE – Guia de Recolhimento do FGTS30 anos
GRFP – Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e Informações à Previdência Social30 anos
Histórico clínico20 anos
Laudo Técnico de Condições Ambientais do Trabalho – LTCAT20 anos
Lançamentos contábeis de contribuições previdenciárias – Livro Diário – Livro Razão10 anos
Livro “Registro de Segurança”Exist. do equipamento
Livro de Inspeção do TrabalhoPermanente
Livros ou fichas de Registro de EmpregadoIndeterminado
Livros, cartão ou fichas de ponto5 anos
Mapa de avaliação dos acidentes do Trabalho (SESMT)5 anos
PIS-Programa Integração Social – PASEP – Progr.Formação Patrim. Serv. Público10 anos
PPP- Perfil Profissiográfico Previdenciário20 anos
Pedido de demissão2 anos
Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional – PCMSO20 anos
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais5 anos
RE – Relação de Empregado do FGTS30 anos
Recibo de entrega do formulário Declaração de InstalaçãoIndeterminado
Recibo de entrega do vale-transporte5 anos
Recibos de pagamento de férias10 anos
Recibo de pagamento de salário10 anos
Recibos de pagamento do 13º salário10 anos
Recibos e abonos pecuniários5 anos
Relação dos depósitos bancários de salários5 anos
Resumo Estatístico Anual3 anos
Recolhimentos previdenciários do contribuinte individualIndeterminado
Registro PPRA (Programa de Prevenção de Riscos Ambientais)20 anos
Salário-educação – documentos relacionados ao benefício10 anos
Salário-familía – documentos relacionados ao benefício10 anos
SEFIP – Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdencia Social30 anos
Seguro Desemprego – Comunicado de Dispensa5 anos
Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho2 anos

COMPETÊNCIA FEDERAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA
Arquivo em meio magnético (sistema de processamento de dados para registrar negócios e atividades econômicas, escriturar livros ou elaborar documentos)5 anos
Auditores independentes (documentos, relatórios, pareceres etc)5 anos
Compensação mercantil20 anos
Comprovante de Rendimentos Pagos e de Retenção na Fonte5 anos
Comprovantes da Escrituração (Notas Fiscais e recibos)5 anos
Comprovante de Intervenção no Domínio Econômico – CIDE5 anos
Comprov. deduções I. Renda (desp. e receitas de projetos culturais, obras audivisuais. etc.)5 anos
Contrato de Seguros – informação de valores20 anos
Contratos de seguros de bens – documentos originais5 anos
Contratos de seguros pessoas – documentos originais20 anos
Contratos Previdenciários Privados20 anos
Declaração de Ajuste Anual – IR Pessoa Física e comprovantes de deduções e outros valores5 anos
DECORE – Declaração Comprobatória de Percepção de Rendimentos5 anos
Declaração de Compensação de Tributos (PER/DCOMP)5 anos
DIPJ – Declaração Integrada de Informações Econômico-Fiscal – Pessoa Jurídica5 anos
DIRF – Declaração de imposto de Renda Retido na Fonte5 anos
Declaração de informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal – DITI-TIPI 335 anos
Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias – DIMOB5 anos
Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais – DCTF5 anos
Declaração do Imposto sobre Propriedade Territorial Rural – ITR5 anos
Declaração Especial de Informações – DIF – DIF – Bebidas – DIF – Cigarros – DIF Papel Imune5 anos
Declaração Simplificada das Pessoas Jurídicas das Empresas Optantes pelo Simples e Inativas5 anos
Demonstrativo de Apuração de Contribuições Sociais – DACON5 anos
Demonstrativo de Notas Fiscais – DNF5 anos
Demonstrativo do Crédito Presumido – DCP5 anos
Imposto de Renda – Pessoa Jurídica – livros e documentos em geral: – Pessoa física considerada empresária – Pessoa jurídica – lucro presumido – Pessoa Jurídica – lucro real – Pessoa jurídica – lucro arbitrado – Imposto de Renda na Fonte (pessoa jurídica e física) – Imunes e Isentas – Microempresas e Empresas de Pequeno Porte – Deduções do Imposto sobre a Renda5 anos
Extinção das debêntures5 anos
Imposto de Renda – documentos relativos à declaração (geral)5 anos
Imposto sobre Produtos Industrializados (pessoa jurídica) – comprovantes de escrituração5 anos
Imposto sobre a Exportação, para o Exterior, de Produtos Nacionais ou Nacionalizados – IE – comprovantes5 anos
Imposto sobre a importação de produtos Estrangeiros – II – comprovantes5 anos
Imposto sobre Operações de Crédito, câmbio e Seguro ou sobre Operações relativas a Títulos ou Valores Mobiliários – IOF – comprovantes e informações5 anos
Livros obrigatórios de escrituração fiscal e comercial5 anos
Livro DiárioIndeterminado
Livro Razão10 anos
Livros e documentos pertinentes a ações judiciais ou administrativasIndeterminado
Sociedades Anônimas S/A – Títulos ou contratos de investimento coletivo8 anos
Novação mercantil20 anos
Pagamentos mercantis20 anos
SA – Títulos ou contratos de investimentos coletivos8 anos
Títulos de capitalização – documentos originais20 anos
Títulos de capitalização – informações de valores20 anos

 

COMPETÊNCIA ESTADUAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA
Bilhete de Passagem Arquivário5 anos
Bilhete de Passagem e Nota Bagagem
Bilhete de Passagem Ferroviário
Bilhete de Passagem Rodoviário
Conhecimento de Transporte Aquático de Gargas
Conhecimento de Transporte Ferroviário de Cargas
Conhecimento de Transporte Rodoviário de Cargas
Cupon Fiscal emitido por ECF
Despacho de Transporte
Manifesto de Carga
Nota Fiscal de Serviços de Comunicação
Nota Fiscal de Serviços de Teleomunicação
Nota Fiscal de Serviços de Transporte
Nota Fiscal de Venda a Consumidor
Nota Fiscal, modelos 1 ou 1-A
Nota Fiscal/Conta de energia elétrica
Ordem de Coleta de Cargas
Resumo de Movimento Diário
Carnê de recolhimento – ME e EPP anterior regime de estimativa5 anos
Documentos fiscais e formulários não emitidos – Desenquad. ME/ EPP5 anos
Livro de Registro de Entradas5 anos
Livro de Registro de Saídas
Livro de Registros de Controle da Produção e do Estoque
Livro de Registros de Selo Especial de Controle
Livro de Registros de Impressão de Documentos Fiscais
Livro de Registros de Utilizações de Documentos Fiscais e Termos de Ocorrencias
Livro de Registros de Inventário
Livro de Registros de Apuração do IPI
Livro de Registros de Apuração do ICMS
Livro de Movimento de Combustíveis

 

COMPETÊNCIA MUNICIPAL

DOCUMENTOTEMPO DE GUARDA
Documentos em geral5 anos
Nota Fiscal de Serviço
Nota Fiscal – Fatura de Serviço
Livro de Registro de Notas Fiscais de Serviços Prestados5 anos
Livro de Registro de Notas Fiscais-Faturas de Serviços Prestados a Terceiros
Livro de Registro de Movimento Diário de ingressos em Diversões Públicas
Livro de Registro de Recebimento de Impressos Fiscais e Termos de Ocorrências
Livro de Registro de Impressão de Documentos Fiscais

Sobre o Autor
Felipe Drummond