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Vale a pena a mudança de contabilidade?

A contratação de fornecedores e de prestadores de serviço é sempre uma tarefa complicada para as empresas. Encontrar o parceiro certo, que atenda às suas expectativas e ofereça valores justos, nem sempre é fácil.

E, para complicar mais, depois da contratação ainda existe o risco de perda de qualidade da prestação de serviços com o decorrer do tempo. A saída para isso seria a substituição do fornecedor, certo? Na maioria dos casos essa é a resposta. Mas, quando se trata de Contabilidade, as empresas ainda têm grande receio de fazer a troca, mesmo que estejam insatisfeitas com os serviços prestados ou com os valores cobrados.

O grande medo das empresas, com a mudança de Contabilidade, está na perda de documentação, de prazos ou do histórico contábil. Afinal, isso poderia gerar multas, prejuízo financeiro e muita dor de cabeça. E, por causa disso, as empresas se acomodam com serviços burocráticos, pouco eficientes e, até mesmo, onerosos.

O que muitas empresas não sabem é que elas têm o direito de mudar, a qualquer momento, o prestador de serviço de contabilidade, sem que isso gere qualquer perda ou problema para elas. Afinal, o escritório atual tem a obrigação legal de repassar toda a documentação e histórico contábil da empresa. Assim, na troca bastaria encaminhar as informações e documentação para a nova contabilidade.

Inicialmente pode parecer extremamente complicado esse processo. Mas, vale lembrar que isso é algo que faz parte das atividades básicas dos escritórios e, por isso, o empresário não precisa se preocupar.

Como fazer a mudança de contabilidade?

As razões para a mudança de contabilidade são diversas. Não cumprimento de prazos, falhas no atendimento, desorganização, dificuldade em conseguir conversar com o seu contador e uma série de problemas que podem afetar significativamente a gestão de uma empresa.

No entanto, a pergunta é: Trocar o escritório de contabilidade por outro prestador de serviço convencional vai resolver os problemas da minha empresa? Talvez consiga melhorar a qualidade do atendimento, mas será que vai atingir o nível de dinamismo que seu negócio exige? E quanto isso irá me custar a médio e longo prazo? E o acesso? É longe? Tem estrutura?

A verdade é que os serviços convencionais de Contabilidade têm muito pouco a oferecer para quem precisa de praticidade, agilidade e qualidade nos serviços. É por isso que a Contabilidade Online surgiu como uma opção bastante prática e inteligente.

Além de oferecer uma ampla gama de serviços pela Internet, a Contabilidade Online permite trabalhar com documentos digitalizados. Assim, os clientes têm acesso a todo acervo, através de uma plataforma online, que pode ser acessada de qualidade lugar do mundo, a qualquer hora. Desta forma, as empresas eliminam a necessidade de deslocamento até o escritório de Contabilidade, as idas e vindas de motoboy e o risco de perda de documentos.

Isso sem falar de outras facilidades trazidas pela Contabilidade Online, como a emissão de notas fiscais, emissão de relatórios, declarações e certificados, entre outros.

Como fica a documentação com a mudança de contabilidade?

No modelo convencional de prestação de serviço de Contabilidade, verificar documentos antigos de sua empresa exige um grande esforço. O empresário precisa comunicar ao escritório sobre a necessidade de consultar o documento e aguardar que ele seja localizado e enviado.

Para se ter uma ideia do tamanho do problema, pense na quantidade de documentos gerados todos os meses por uma empresa – comprovantes de recolhimentos, notas fiscais, relatórios, entre outros. Agora imagine tudo isso acumulado em caixas e mais caixas, por anos. Então multiplique isso pelo número de empresas atendidas por um escritório de Contabilidade.

Muitas vezes o escritório de contabilidade não tem espaço físico para acomodar todo volume de papeis que são gerados diariamente no processo de gestão contábil de todos os seus clientes. A solução é ter arquivos em outros locais, o que gera maior custo para o processo (compra ou locação de outro espaço) e também demora para consultar e localizar um documento específico e encaminhá-lo para a sua empresa.

Essa é uma das importantes diferenças da Contabilidade Online, que permite a digitalização da documentação. Assim, elimina custos com armazenamento físico dos documentos, risco de perdas, demora ou dificuldade de localização do documento quando precisar consultá-lo.

Isso porque os documentos digitalizados ficarão armazenados em um servidor que segue os mais rígidos protocolos de segurança em Tecnologia da Informação, para garantir que nenhum dado seja exposto, danificado ou perdido.

Assim, a documentação fica acessível para você, a qualquer instante. Não será necessário solicitar ao escritório e ficar à mercê da disponibilidade de seu contador em localizar e encaminhar um documento. Basta alguns cliques no seu computador, smartphone ou tablet para ter o que você precisa.

Emissão de nota fiscal – o que pode melhorar com a mudança de contabilidade?

Há um bom tempo que os blocos de notas fiscais desapareceram do mercado. Antes o empresário era obrigado a preencher a folha com papel carbono, devidamente posicionado para gerar as cópias, e ter um cuidado enorme para não escrever nada errado (sob pena de ter que anular a nota). Com a nota preenchida, ainda tinha que encaminhá-la para o cliente pessoalmente ou via motoboy.

Hoje, no entanto, processo ficou um pouco mais simples. Com a nota fiscal eletrônica, basta ter uma certificação digital, que deve ser renovada periodicamente, para emitir a sua nota e enviar por email para o cliente. Para isso, é preciso um software de emissão e a validação é feita por um token (um pen drive), com os dados da empresa.

A maioria das empresas prefere deixar os tokens com seus contadores, para que eles fiquem com a responsabilidade de emitir as notas. O problema é que os escritórios absorvem essa função de praticamente todos os seus clientes e ficam sobrecarregados. Daí, aquela nota que era para “ontem”, só será encaminhada amanhã, ou depois de amanhã. O que representa perda de tempo e de dinheiro para a sua empresa.

Na Contabilidade Online, todo o processo é fácil e ágil. Assim, com a mudança de contabilidade o empreendedor conseguirá gerar sua própria nota fiscal pelo sistema e, caso precise, tem suporte imediato para auxiliá-lo a não cometer nenhum erro.

Assim, é possível encaminhar a nota para o cliente na data correta e programar o recebimento com mais assertividade.

É possível reduzir custos com a mudança de contabilidade?

Manter um contador não é barato. Para novos empreendedores e empresas de micro e pequeno porte, os honorários (que não custam menos de R$ 450), pesam muito na receita do empreendimento. E, o pior, é que esse perfil de empresa, mesmo gerando uma demanda mínima para o escritório, acaba pagando o mesmo valor de uma empresa de médio ou grande porte.

Isso porque o que pesa nessa balança é o custo operacional de um escritório convencional – aluguel de imóvel, água, luz, internet, telefone, seguro, segurança privada, papelaria, custo com funcionários, custo de arquivamento de documentação, motoboy, entre muitos outros. É por isso que, independente do porte ou demanda da empresa, há uma padronização dos valores cobrados pelos escritórios convencionais.

Por outro lado, a Contabilidade Online é capaz de oferecer valores bem mais acessíveis e diferenciados, pois parte dos custos são mitigados em uma estrutura mais enxuta. A automação de serviços barateia os custos do escritório. Essa economia é repassada para os clientes em planos mais acessíveis e desenvolvidos de acordo com a necessidade de cada empresa.

Daí é possível ter um contador por menos de R$ 50 ao mês, com grande qualidade e mais praticidade em todo o processo. Para um microempreendedor isso pode significar a continuidade de seu negócio. Por isso, a redução de custos é também um dos motivadores para a mudança de contabilidade, do modelo convencional para o digital.

Com a KINO a mudança de contabilidade é bem mais fácil

A Kino Contabilidade oferece um sistema contábil completo, em que seus clientes podem emitir notas fiscais, ter acesso a documentos e todas as demandas que cotidianas de uma empresa.

Tudo isso de forma ágil e instantânea, sem aquela necessidade de mandar um e-mail e esperar até que alguém responda, ou passar uma hora para conseguir que alguém te atenda.

E, mesmo que o cliente precise conversar, tirar dúvidas ou resolver um problema diretamente, nossa equipe está disponível através das ferramentas de comunicação.

Além disso, a KINO Contabilidade Online oferece gratuitamente um Sistema de Gestão Financeiro, totalmente integrado à plataforma de Contabilidade, que permite a Gestão completa do seu negócio, de qualquer lugar do mundo e a qualquer hora.

Conheça as soluções de Contabilidade Online da Kino.


Sobre o Autor
Bruna Moreira